Tuotantoyhtiön moninaiset roolit

Suomessa toimii kymmeniä tapahtumatuotantoyrityksiä. Useat ovat pieniä, joskus vain yhden ihmisen pyörittämiä firmoja. Jos yritys on pieni, sen palkkalistoilla ei vastaavan tuottajan lisäksi saata olla muita vakituisia henkilöitä, vaan tarvittava työvoima palkataan aina projektikohtaisesti. Suuremmilla firmoilla saattaa kuitenkin olla kattava valikoima ammattilaisia valmiina auttamaan tapahtuman onnistumisessa alusta loppuun.

Tapahtuman tuotantoon vaadittavien roolien kirjo on moninainen. Riippuen tietenkin tapahtuman luonteesta ja vaadittavista palveluista usein edes laajan yrityksen vakituinen henkilöstö ei riitä. Harvemmilla on esimerkiksi järjestysmiehiä palkkalistoillaan tai pyroteknikkoja kuukausipalkalla. Mutta tuottajan lisäksi isommilla yrityksillä on yleensä koordinaattoreita, audiovisuaalisia asiantuntijoita, graafikoita ja taloushallinnon ammattilaisia vakituisessa työsuhteessa.

Järjestettävät tilaisuudet vaihtelevat aina muutaman tunnin pienimuotoisesta promootiosta päivien tai joskus jopa viikkojen mittaiseen massatapahtumaan, eikä edes suomalaiselle yritykselle kaikki tapahdu kotimaan rajojen sisäpuolella. Luonnollisesti mitä isompi tapahtuma sen isompi tiimi tarvitaan suunnitteluun ja toteutukseen, ja ajallisesti joitakin tapahtumia voidaan hienosäätää kuukausia ennen varsinaista h-hetkeä.

Tuottaminen, markkinointi ja toteutus

Kun tapahtumaa aletaan suunnittelemaan asiakkaan kanssa, on tietenkin tärkeää kartoittaa aika, lokaatio, arvioitu osallistujamäärä, tapahtuman luonne ja sen vaatimat tuotteet ja ammattilaiset sekä luonnollisesti budjetti. Tuottajan tai vastaavan tuottajan rooliin kuuluu kaiken edellä mainitun neuvotteleminen, selvitys, organisoiminen, suunnittelu ja loppukädessä toteutus.

Tuottaja on siis tapahtuman johtaja, sen projektipäällikkö ja vetäjä, sekä se henkilö, joka on viime kädessä vastuussa tapahtuman onnistuneesta suorittamisesta. Mutta mitä isompi projekti sen enemmän muita työryhmän jäseniä tarvitaan. Tuotantokoordinaattori on tuottajan oikea ja joskus vasen käsi, joka tittelin mukaisesti koordinoi tuotantoa.

Tuotantokoordinaattorina työskenteleminen vaatii paljon. Useita tehtäviä on pystyttävä hoitamaan samanaikaisesti, ja langat on pidettävä käsissä tiukoissakin tilanteissa. Työnkuva saattaa sisältää mitä tahansa kokouksien organisoimisesta ja erilaisten tarjousten pyytämisestä aina työryhmän aikatauluttamiseen ja joskus lavan rakentamiseen tai lamppujen vaihtoon. Hyvä tuotantokoordinaattori pystyy pitkäjänteiseen työhön ja hahmottaa kokonaisuudet, mutta pystyy myös reagoimaan välittömästi, jos ongelmia ilmenee.

Suuremmissa tuotantoyrityksissä on luonnollisesti myös ammattilaiset taloushallinnolle ja henkilöstöhallinnolle. Vaikka tuottaja on budjettivastaava, talouspuoli laskutuksineen tai maksuineen ja kirjanpito on hyvä antaa asiaan perehtyneiden hoidettavaksi. Sama pätee henkilöstöhallintoon ja yleiseen toimiston pyörittämiseen, ja saattaapa joissain yrityksissä olla oma lakimieskin.

Ydintiimin lisäksi tuotantoyhtiöllä voi olla palkkalistoillaan usein tarvittavia erikoisammattilaisia. Graafikko tai graafinen suunnittelija auttaa tapahtuman markkinoinnissa ja sen yleisilmeen luomisessa. Usein copywriter tekee töitä samalla saralla suunnitellen tekstin ja markkinointi- ja mainoskampanjan yhdessä graafisen suunnittelijan kanssa.

Usein tapahtumaan tarvitaan jonkunlaista audiovisuaalista laitteistoa. Alkaen perus-mikrofoneista ja  äänentoistosta aina multimedia seiniin ja tapahtuman tallentamiseen, ammattilaisia saattaa löytyä ääniteknikoista videokuvaajiin, miksaajiin ja leikkaajiin. Huomioitavaa on, että nämä erikoistuneet ammattilaiset yleensä eivät ole suoraan tuotantoyrityksen palkkalistoilla, mutta poikkeuksiakin on.

Alihankkijat, freelanserit ja esiintyjät

Suurilla yleisötapahtumilla on laaja kirjo eri alojen ammattilaisia töissä. Yhdenkään tuotantoyhtiön palkkalistoilla ei ole poliiseja, ambulanssimiehistöä tai veturinkuljettajia, mutta silti massatapahtumissa nämä kaikki ovat osaltaan vaikuttamassa tilaisuuden onnistumiseen. Osa paikalla olevista julkisen sektorin työntekijöistä on siellä lakisääteisesti, sillä jos tapahtuma on tarpeeksi laaja, myös yleiseen turvallisuuteen, liikkumiseen ja terveyteen vaikuttavia seikkoja on otettava huomioon.

Jo mainitut audiovisuaalisen alan ammattilaiset palkataan yleensä projektikohtaisesti, kuten tapahtuu myös järjestysmiesten, esiintyjien, mahdollisten kuljettajien ja ruokahuollon suhteen. Lavarakenteet, äänentoisto, valot ja mahdolliset pyrotekniset elementit vaativat omat osaajansa, ja ei kannata myöskään unohtaa ulkoilmatapahtumien saniteettitiloja.

Mitä suurempi tuotanto sitä isompi koneisto ihmisiä vaaditaan sen toteuttamiseksi. Jos organisaation ydintiimi on toimiva ja hyvä, lisähenkilöstöä voidaan palkata aina projektin vaatimalla tavalla. Asiansa osaava tuottaja on silti aina ydinasemassa, on kyseessä sitten viikon kestävä rock-festivaali tai kahden tunnin viihteellinen virkistyspäivä.